Як готуватися до міжнародних подій: основні тези з тренінгу для громад

Підготували конспект з основними тезами тренінгу для представників місцевого самоврядування “Глобальна підготовка: успішна участь у міжнародних подіях”.  Особливо радимо ознайомитися із думками експертів, якщо готуєтеся до Міжнародної конференції з питань відновлення України URC2024, яка відбудеться 11-12 червня у Берліні.

Досвід попередніх форумів Лугано & Лондон

Леся Огризко, заступниця керівника проєкту USAID “Ініціатива секторальної підтримки громадянського суспільства України”:

URC в Берліні
Конференція матиме декілька вимірів: політичний (основні пленарні панелі, політичні стейтменти високопосадовців), тематичний (протягом двох днів відбудуться 28 дискусій на теми в рамках 4 основних тем URC), форум відновлення.

Форум відновлення, який цьогоріч відбудеться в Берліні, стане місцем зустрічі для муніципалітетів, малого та середнього бізнесу, корпорацій, громадського сектору. 

Медіазона
На форумі буде медіазона. Спілкуйтеся з медіа, обмірковуючи, що саме їм розповісти. Важливо ділитися історіями про те, як ми тримаємося і відновлюємося, зокрема персональні історії. Історії успіху мають більший потенціал до залучення. Привозьте культурні проєкти, адже культура часто транслює меседжі значно сильніше, ніж виступи та інтервʼю.

Ваша “робоча територія” – це всі виміри конференції: форум, тематичні панельні дискусії, кулуари, медіа зона, заходи навколо ЮРС.

Підготовка до форуму — меседж-бокси
Сформулюйте свій меседж-бокс і домовтесь про спільні тези. Пояснюйте, наскільки успішною є реформа децентралізації, яка рятувала Україну після 24 лютого, даючи громадам швидко приймати рішення. Говоріть про систему DREAM — унікальну екосистему управління та координації відбудови. В кожній розмові згадуйте центральну тему для України: безпекову допомогу. Нагадуйте про посилення ППО, амуніцію, Тауруси тощо, а також важливість допомогти енергетиці країни.

Питання та відповіді
Майте готові відповіді на питання про корупцію, стан демократії та інші часті запитання до українців, оскільки це цікавить міжнародну спільноту. 

Важливість нових зв’язків
Не спілкуйтеся лише між собою. На цю конференцію хочуть потрапити тисячі людей, тому використайте час для налагодження нових зв’язків. Будьте активними, виступайте під час конференції на сесіях питань-відповідей. протягом всієї конференції важливо знайомитися з потенційними партнерами.

Планування
Підготуйте свій графік. Передивіться програму URC заздалегідь і вирішіть, на які сесії вам цікаво потрапити. Конференція матиме офіційний додаток для телефону, де можна заповнити свій профіль і проглянути профілі інших учасників. Це допоможе розпочати знайомство з потенційними партнерами.

Do’s & Don’ts у підготовці та роботі під час міжнародної події

Тетяна Хабібрахманова, керівниця управління міжнародної співпраці та промоції:

Фокус і комунікація
Уникайте розпорошеності — зосередьтеся на головному. Не потрібно багато роздаткового матеріалу. Ваш стенд має бути охайним і естетичним. Активно залучайте людей до свого стенда, запрошуючи їх і комунікуючи з ними. Відповідайте на інші питання, які їх цікавлять, зберігаючи основний фокус.

Особисті контакти
Записуйте контакти людей з посадою, щоб потім не загубитися у безлічі записаних телефонів. Робіть селфі з ними для простішої ідентифікації. 

Емоційні проєкти та символічні подарунки
Підготуйте емоційний ролик, який показує, як ваш проєкт впливає на конкретну людину і допомагає їм жити попри випробування. Це про приналежність, засновану на емоціях.

У екосистемі реабілітаційного центру UNBROKEN розробили браслети з таким же надписом, які мають символічне значення. Міський голова Львова не роздає їх усім чи ми не ставимо їх на стенд — дарує окремим людям і гостям, коли розуміє, що вони пройнялися проєктом.

Світлана Блінова, координаторка ініціативи Cities4Cities | United4Ukraine:

Думайте, чим ви можете бути корисними партнеру
Громада мого рідного села Красів, завдяки підтримці програми Engagement Global, налагодила партнерство із німецьким Хофштеттеном. Інколи взаємопідтримка неочевидна: коли мер був у нас в гостях, то побачив що у селі на 350 хат є 4G покриття. Ми сказали, що маємо поруч вежу мобільного оператора. Зараз у партнерів теж з’явився інтернет завдяки підсиленню мобільного зв’язку.

Наші мери під час зустрічі спілкуються між собою за допомогою голосового Google-перекладача, тож не завжди мова є бар’єром.

Роздаткові матеріали
Ми разом з українськими асоціаціями та SALAR виготовили для учасників конференції квітучу листівку із зернятками квітів, яку можна посадити. На листівці є контактні дані Cities4Cities | United4Ukraine, що дозволить європейським мерам легко зв’язатися з нами для організації перших ознайомчих зустрічей.

Підготовка до форуму
Обов’язково складіть список подій та людей, з якими хочете познайомитися, перед поїздкою на форум. 

Підготуйте презентації для форуму. Презентація може бути у видрукованому форматі, але оптимальний розмір не повинен бути занадто великим. Використовуйте планшет для демонстрації слайдів. Майте вертикальну PDF для WhatsApp, яку можна одразу надіслати після зустрічі, а також заготовані чернетки листів.

Як спілкуватися з німецькими (і не тільки) партнерами, для досягнення конкретних результатів

Марина Говорухіна, експертка зі стратегічних комунікацій ГО Common Sense Communications:

Конкретика і факти
Німецькі партнери цінують конкретику та факти. Важливо надавати їм чіткі відповіді на питання “Що нам треба зробити?”.

Роздаткові матеріали
Підготуйте візитівки з QR-кодами для легкого доступу до додаткової інформації. Підготуйте флаєр про свою громаду німецькою мовою, навіть якщо більшість партнерів володіє англійською. У флаєрі включіть лише 5 основних фактів про вашу громаду; дата та історія заснування громади не є необхідними.

Зворотний зв’язок
Якщо у вас є знайомі з важливими посадами за кордоном, запитайте їхню думку щодо вашого роздаткового матеріалу. Також рекомендації від відомих організацій або осіб підвищують рівень прийняття: наприклад, “Фонд такий-то радив звернутися до вас”.

Комунікаційна стратегія
Було б добре, якби в кожної громади була комунікаційна бренд-стратегія. Це допоможе уникнути непорозумінь і забезпечити спільну риторику на всіх форумах та зустрічах.

Подумайте чим ваша громада може бути корисна партнерам.

Корисні посилання:

1. Підбірка заходів до і після Ukrainian Recovery Conference 2024 від ІСАР Єднання.
2. Message box (тези та відповіді на деякі питання та теми, які часто хвилюють міжнародних партнерів), які команда ІСАР Єднання підготувала з партнерами та експертами пів року тому.

Тренінг організувала платформа ACADEMY Cities4Cities за підтримки ІСАР Єднання у межах проєкту USAID “Ініціатива секторальної підтримки громадянського суспільства України”  у партнерстві із Львівською міською радою та НУО Common Sence Communications.

Нагадаємо, ініціатива Cities4Cities | United4Ukraine запустила навчальну платформу ACADEMY  Cities4Cities. На платформі також можна пройти онлайн-курс “Міжнародна співпраця для громад”, учасниками якого вже є 1700 представників громад. А також переглянути серію онлайн-тренінгів “Взаємодія між цивільною владою та військовими”.

Cities4Cities | United4Ukraine – партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022.  United4Ukraine започаткували SALAR International.org.ua  та місто Львів (Україна) за підтримки Шведської агенції міжнародного розвитку (Sida).