Офіціоз VS Теплий прийом: як запросити та прийняти місто-партнера?

Кожен візит партнерської громади — це не про офіціоз, а можливість побудувати довірливі стосунки для довготривалої співпраці. Як цього досягти? Cities4Cities зібрала поради керівниці управління зовнішніх зв’язків і промоції Львова Тетяни Хабібрахманової.

Більше інсайтів у відеозаписі традиційного формату легких розмов про важливе “П’ятниця із Cities4Cities” за підтримки Програми Polaris “Підтримка багаторівневого врядування в Україні”. 

З Тетяною Хабібрахмановою спілкувалася Світлана Блінова, експертка з посилення спроможності громад Cities4Cities. 

Некоректно надсилати відразу запрошення приїхати в громаду чи ще гірше — меморандум, якщо ви ще зовсім не знайомі

До пошуку партнера необхідно підходити прагматично і провести домашню роботу. Спочатку вивчіть деталі про це місто та дайте відповіді на два питання:

1. Для чого це партнерство потрібне вашій громаді?
2. Чим ви можете бути корисні цьому місту?

Якщо ви не знайомі ще з цими людьми, з цим містом, можна подивитися заходи, які відбуваються, і чи його представники беруть участь у них і поїхати познайомитися. Можна знаходити депутатів, працівників міськради в соціальних мережах: твітер, фейсбук, інстаграм. Зараз насправді онлайн дає неймовірні можливості: там можна побачити і зацікавлення людини, і сконтактувати.

Також партнерів можна шукати на подіях як в Україні, так і у Європі. Це можуть бути різні заходи, наприклад Lviv Urban Forum з неймовірно великою кількістю людей. Просто сідайте в потяг і шукайте тих, хто вам тут цікавий, і знайомтеся. Не уникайте жодних майданчиків.

Як ініціювати першу зустріч?

Тепер можна запропонувати зустрітися онлайн. Але уникайте будь-яких напружених зустрічей і контактів — усе має бути природно. І водночас природність залежить від дуже доброї підготовки. Треба розуміти, яку інформацію про своє місто ви подаєте. Варто робити акценти на свої топ-проєкти.

Наприклад, якщо ви будуєте школу, покажіть конкретний план. Якщо ви очікуєте від партнера вивчити якийсь досвід — вкажіть, який саме. І завжди треба показувати своєму партнеру, що ви не презентуєте повітряні замки. Партнер тоді розуміє, що він має справу з серйозними людьми, які починають і завершують.

Підготували цю інформацію, запросили на онлайн-зустріч, прокомунікували. Після цього запросіть подивитися на цей проєкт наживо.

Якщо партнери відмовились приїхати в гості?

Вам відмовили приїхати в Україну? — Нічого страшного. Раджу практикувати зустрічі в Польщі, ми іноді зустрічаємося з партнерами у Кракові.

Це допоможе започаткувати відносини, адже в нинішніх умовах не всі можуть приїхати в Україну через страхування чи інші обмеження.  

Чи коректно запропонувати свою поїздку до партнера?

Немає одного рецепту. Перед тим, як підписувати договори, важливо знайомитися та відчувати людей: дізнатися, чим вони займаються, на чому акцентують увагу, у чому їхня сила. Інколи корисніше не одразу звертатися до мера, а знайти контактну особу, яка акумулює інформацію та працює із запитами. 

Не соромтеся попроситися в гості: це допоможе відчути атмосферу, краще зрозуміти громаду та вибудувати живий контакт, який може перерости в особисту дружбу. Скажіть партнеру, який конкретно досвід вам цікаво вивчити.

Чи коректно запитати у партнера про фінансування поїздки?

Якщо це для однієї-двох людей — це нормально. Не відчувайте себе негідними, коли просите про це. У кожного міста передбачений бюджет, і він існує саме для підтримки зв’язків між громадами. Головне — дотримуватися рамок здорового глузду. Наприклад, не скеровувати бухгалтера досліджувати сферу енергозбереження.

Підготуйтеся: складіть чек-лист того, що маєте дізнатися, з ким зустрітися, про що порадитися. Чим більше інформації ви зберете і людей, із якими познайомитеся, тим легше буде працювати далі.

Не забувайте про контакти: записуйте їх одразу, беріть мобільний номер, додавайтеся у WhatsApp. Візитки, які лежать у кишені джинсів, часто губляться або перуться — не повторюйте цієї помилки.

Делегація готова приїхати. Як прийняти?

Не запрошуйте делегації, якщо не готові присвятити їм свій час. Формальності “для галочки” не працюють. Прийняття партнерів — це частина життя, де немає поділу на роботу і не роботу. Коли ви щиро приймаєте людину, це відчувається. Будьте готові снідати, обідати, гуляти, допомагати — і робити це з душею. Але також важливо дати гостям простір для себе: пройтися по вулиці, купити сувеніри чи подзвонити додому. Все має бути щиро і з повагою.

З особистого досвіду наведу приклад, коли нас приймав мер одного з міст. Він присвятив нам цілий день: особисто показував нам своє місто, розповідав як пишається своїм містом, і навіть ділився історіями з власного життя.

Коли мер сам демонструє любов до свого міста, це відчувається на зовсім іншому рівні. Гості переймаються цією любов’ю і починають дивитися на місто очима господаря. Це створює особливу атмосферу і будує тепліші та довірливіші відносини.

Як скласти програму візиту?

• Обговоріть дати візиту, пропонуйте зручні для вас варіанти та організуйте онлайн-зустрічі для обговорення деталей.
• Вивчіть склад делегації, їхні посади, інтереси та сферу відповідальності, щоб знайти індивідуальний підхід.
• Сформуйте програму навколо ключових проєктів вашого міста, сегментуючи великі ініціативи на менші частини та додаючи кілька дрібніших проєктів.
• Покажіть контраст між викликами та досягненнями: від руйнувань до успішного відновлення.
• Якщо до вас приїжджає делегація на два дні, заздалегідь повідомте, де вони будуть жити, де будуть обіди-вечері, хто буде з ними протягом всієї програми і якою сферою ця людина займається. 
• Додайте до програми неформальні зустрічі чи активності, щоб створити теплу атмосферу.

Кого запрошувати на зустрічі з партнером, окрім команди вашого міста?

Чим більше людей заангажовано до процесу, тим більше докладатимуться у майбутньому у налагодженні спільних проєктів. Тим успішнішим проєкт буде. Бо кожен додасть свою цеглинку. Запрошуйте депутатів, громадський сектор, підприємців, освітян — залежно від інтересів вашого партнерства.

Які є протоколи приймань?

Протоколи, особливо протоколи безпеки, важливі для прийняття на державному рівні. Коли ви чекаєте гостей з муніципалітету — плануйте свою програму. Якщо у складі делегації міський голова — звісно, що і з українського боку голова громади очікується. Важливо, щоб перша зустріч відбулася в малому колі: познайомте мерів, обговоріть важливі питання співпраці, а вже потім залучайте інших людей.

Необхідно створити атмосферу для спілкування: невеликі столи, затишні приміщення або навіть присутність кота, як у Львові, можуть допомогти розслабити людей. Подумайте про особливо теплі почастунки. Наприклад, можна приготувати узвар із яблук з вашого саду. Ваша мета — створити природну атмосферу, де кожен почуватиметься комфортно і безпосередньо. 

Уникайте надмірної офіціозності, але й не забувайте про протокол у важливих моментах, як, наприклад, урочисте підписання. 

Якщо у вас є можливість, створіть атмосферу через особливості місця — сесійна зала з п’єцом (ред. піч), балкон чи сад, де буде комфортно для спілкування і красиво із гарним освітленням зробити фото. 

“П’ятниця із Сities4Cities” — ранкові онлайн-зустрічі на важливі теми навколо міжнародної співпраці для громад за підтримки Програми Polaris “Підтримка багаторівневого врядування в Україні”. Запрошені гості та наші експерти — легкі бесіди про важливе.

Сities4Cities | United4Ukraine — партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022. Сities4Cities було засновано німецьким містом Зіндельфінген під патронатом Конгресу місцевих і регіональних влад Ради Європи. United4Ukraine започаткували SALAR International та місто Львів за підтримки Шведської агенції з міжнародної співпраці та розвитку (Sida). З 2024 року Сities4Cities | United4Ukraine є частиною флагманської програми Швеції для України по співпраці у сфері реформ Polaris “Підтримка багаторівневого врядування в Україні”.