Від хаосу до чіткості: як писати листи міжнародним партнерам

Ділова комунікація через електронну пошту відіграє важливу роль у міжнародному партнерстві, залученні фінансування та встановленні довгострокових зв’язків. Вдалий лист – структурований, лаконічний і з конкретною метою.  У цій статті занотували ключові аспекти написання ефективних ділових листів та найпоширеніші помилки, яких слід уникати. 

Порадами ділилася експертка з міжнародної співпраці Марта Супрун під час “П’ятниці із Cities4Cities” – легких ранкових розмов про важливе за підтримки Програми Polaris “Підтримка багаторівневого врядування в Україні”.

1. Формат та структура листа

Види ділового листування

У сучасному світі ділова комунікація все більше переходить у формат електронного листування. Проте існує кілька типів ділових листів:

• Формальний емейл – використовується для офіційних запитів, пропозицій співпраці, подяк, узагальнення домовленостей після зустрічей.
• Неформальний емейл або повідомлення – підходить для підтримки контактів із партнерами, вітання зі святами, коротких уточнень.
• Офіційний лист на бланку – використовується для звернень до державних та європейських інституцій, запрошень на події, офіційних звернень від організацій.

Вибір формату залежить від рівня формальності комунікації, глибини партнерських відносин і мети листування.

Один лист – одна мета

Важливо пам’ятати про ключове правило – один лист має містити одну мету. Це дозволяє уникнути непорозумінь та забезпечує чіткість комунікації. Якщо після листа від адресата очікується дія (наприклад, прийняття рішення про партнерство, виділення коштів або приєднання до проєкту), важливо чітко формулювати суть запиту та необхідні кроки.

Не варто об’єднувати кілька тем в одному листі. Наприклад, якщо ви пишете про партнерство, не варто в тому ж листі порушувати питання фінансової підтримки чи гуманітарної допомоги.

Оптимальна довжина

Лист має бути коротким і конкретним – не більше 300 слів. Якщо інформації більше, варто використовувати додатки або посилання. Лаконічність – це повага до часу адресата.

Якщо додаєте файли, уникайте великих вкладень чи локальних файлообмінників – краще використовувати посилання на Google Drive або YouTube. 

Чітка структура

Структура ефективного листа виглядає так:

• Тема – коротка і зрозуміла, що відображає зміст листа.
• Звернення – персоналізоване (“Dear Mr. Smith” або “Шановний пане Андрію”).
• Вступ – пояснення мети звернення (чому ви пишете).
• Основна частина – коротка аргументація (2-3 абзаци, кожен з яких висвітлює окремий аспект).
• Заклик до дії – чітке формулювання того, що потрібно від адресата (“Чи можемо ми організувати зустріч наступного тижня?”).
• Підпис – контактна інформація та додаткові деталі.

2. Чого варто уникати

Надлишковий формалізм

Фрази типу “Виконуючи настанови чинного законодавства…” або “Мирного неба над головою” в міжнародній комунікації звучать незрозуміло. Варто писати просто і конкретно.

Канцеляризми – це пережиток минулого. У міжнародних комунікаціях їх просто не зрозуміють.

Використання капслока та надлишкових розділових знаків

Фрази на кшталт “URGENT!!!” (“ВАЖЛИВО!!!”) можуть створити враження паніки. Для міжнародних партнерів “терміново” означає ситуацію, що загрожує життю. Використовуйте спокійний тон.

Відсутність персоналізації

Не варто звертатися до великої групи людей узагальнено “Колеги” (Colleagues). Якщо ви звертаєтесь до конкретної особи, використовуйте її ім’я та, за потреби, титул. Якщо адресатів кілька, варто вказати їхні імена або хоча б основного адресата (“Dear Emil, Marta and Olivia”).  Це робить лист більш теплим і особистим.

3. Як привернути увагу адресата

Як зробити лист непересічним?

• Використовуйте креативний підхід: У випадку тривалих партнерств варто додати особистий елемент, наприклад, написати коротку подяку або згадати про попередню співпрацю.
• Лист, написаний від руки – особливий жест уваги. Він доречний у випадках висловлення вдячності або встановлення довгострокових відносин.

Використовуйте релевантні аргументи

Завжди пояснюйте, чому саме цей партнер вам цікавий. Наприклад, якщо громада має досвід у сфері сталої енергетики, зазначте, що вас цікавить цей досвід для майбутнього спільного проєкту.

Завжди думайте про те, що партнер отримає від співпраці з вами. Це взаємовигідний процес.

Уникайте зайвих емоцій

Хоча емоційність іноді доречна, надмірне акцентування на труднощах чи проблемах може мати зворотний ефект. Натомість варто наголошувати на сильних сторонах, спільних інтересах та взаємовигоді.

Європейців вражають не наші проблеми, а наша стійкість та суперсила працювати попри виклики.

4. Мова листа

Якою мовою писати?

Оптимально – мовою адресата або англійською. Для деяких країн, як-от Франція, краще використовувати їхню рідну мову. Водночас у Швеції чи Нідерландах цілком прийнятний варіант англійською.

5. Практичні рекомендації

• Враховуйте культурні особливості – наприклад, гумор у ділових листах може бути неправильно сприйнятий у різних країнах.
• Використовуйте один шрифт, бажано Arial чи Times New Roman 11 або 12 кегля.
• Надсилайте листи в робочий час (у багатьох країнах неприпустимо отримувати ділові листи у вихідні чи святкові дні). Використовуйте заплановане надсилання для листів у різних часових поясах.
• Якщо додаєте файли, уникайте великих вкладень чи локальних файлообмінників – краще використовувати посилання на Google Drive або YouTube. 
• Завжди перевіряйте лист перед надсиланням – на граматику, структуру та коректність даних. Зверніть увагу на правильність написання імені адресата.
• Завжди вказуйте чітку тему листа, яка точно відображає його зміст.
• Не використовуйте занадто довгі речення – кожне повинно передавати одну конкретну думку.
• Будьте ввічливими, але не надмірно формальними, особливо у міжнародній комунікації.
• Якщо лист містить складні деталі або обговорення, додайте коротке резюме основних пунктів наприкінці.
• Переконайтеся, що всі посилання у листі працюють, і отримувач має доступ до документів.

Сities4Cities | United4Ukraine — партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022. Сities4Cities було засновано німецьким містом Зіндельфінген під патронатом Конгресу місцевих і регіональних влад Ради Європи. United4Ukraine започаткували SALAR International та місто Львів за підтримки Шведської агенції з міжнародної співпраці та розвитку (Sida). З 2024 року Сities4Cities | United4Ukraine є частиною флагманської програми Швеції для України по співпраці у сфері реформ Polaris “Підтримка багаторівневого врядування в Україні”.