Чек-лист для громад: як готуватися до участі у міжнародних подіях?

Нещодавно Cities4Cities | United4Ukraine презентували календар міжнародних подій – 2024, на які в першу чергу слід звернути увагу громадам. Як до них підготуватися так, щоб не втратити часу та отримати максимум користі – розбираємося далі.

Серйозне запитання та напівжартівливі варіанти відповідей “Чому я їду на подію”? 

А) Давно не був/ла у Львові/ Брюсселі/ Варшаві

Б) Всі кажуть, що треба їхати на той форум. То й гляну, що там цікавого

В) У мене є список зустрічей на форумі та список презентацій, які маю відвідати. А головна мета — познайомитися з 3 мерами європейських країн, щоб налагодити партнерство, щоб разом реалізувати такі-то проєкти.

Якщо коротко: без пріоритетного проєкту для громади, який ви плануєте презентувати чи набиратися досвіду для його реалізації, наперід домовлених зустрічей та обраних панелей, які ви хочете відвідати, без вивчення учасників та спікерів конференції – поїздка, скоріш за все, буде марною. 

Якщо ваша відповідь В  – ми підготували послідовний чек-лист для якнайкращої підготовки.

Крок 0. Визначте пріоритетний проєкт для вашої громади

Якщо у громади пріоритетів надто багато – важко сфокусувати увагу партнерів. Якщо проектів конкретних взагалі немає і пріоритет громади звучить як “відбудова”, “розвиток освіти”, “посилення економіки” – шансів отримати конкретні результати від перемовин — майже нульові. 

Наприклад – у Львова сьогодні пріоритетний проєкт – це національний реабілітаційний центр UNBROKEN. 

• Визначте пріоритетний проєкт для своєї громади
• Розробіть презентацію про проєкт у різних форматах (видрукований буклет англійською з вашими контактами, презентація на планшеті, з якого швидко і зручно показувати все, мобільна версія для надсилання у whats up). Будьте готові до детальних питань: бюджет, таймінг реалізації тощо. Важливо ці документи мати в електронній формі, щоб при потребі поділитися. 

• Сформуйте список назв організацій та прізвищ, хто може стати партнером у проєкті. 

Окремо пропрацюйте, у чому сильна також ваша партнерська участь? Чому варто працювати саме з вами? 

Крок 1. Сформуйте календарний план подій, на яких є 

• шанси зустріти тих, хто може стати вашим партнером
• знання, які ви можете здобути: корисні для реалізації проєкту 
• презентувати проект, щоб зустріти тих, хто може стати вашим партнером, або будувати його репутацію. 

Тут, власне, може допомогти підбірка подій від Cities4Cities | United4Ukraine.

Крок 2. Тримайте теплий контакт з організаторами 

• якщо це доречно — запропонуйте виступ, стенд чи презентацію вашої ініціативи
• дотримуйтеся дедлайнів;
• дотримуйтеся домовленостей — спонтанні ідеї не найкраща ідея;
• не поєднуйте ділові та особисті справи;
• якщо ви пройшли відбір — не зникайте з події, доки вона не завершиться
• підтримуйте звʼязок тим каналом, який організатори обрали – якщо це емейл – не треба телефонувати по 100 разів на день із надто детальними питаннями:)

Сьогодні у діловій етиці –  телефонний дзвінок – у критичній ситуації. Офіційний лист (на бланку, із підписом) є сенс писати, якщо про це просять організатори.

Крок 3. Детально проаналізуйте програму та учасників заходу та заплануйте зустрічі 

• Заздалегідь оберіть події, які хочете відвідати. Іноді на них потрібно окремо реєструватися. Часто на великих подіях є кілька паралельних потоків і обирати — на яку лекцію чи воркшоп краще піти – складно вже під час події
• Відзначте людей, з якими варто спілкуватися в його рамках
• Прочитайте про людей і організації, з якими плануєте зустрітися — це допоможе уникнути реалістичних цілей і помилок в комунікації
• Знайдіть спільні цілі
• Завчасно відправте запити про зустрічі під час події, пропонуючи час, місце та тему розмови
• Подбайте про перекладача, якщо потрібно
• Складіть графік зустрічей і дотримуйтеся його

До прикладу, коли наша команда їде на події – у нас є детальний графік: хто працює на стенді, хто на які події йде, хто бере участь у заходах. Також з нашого досвіду — учасники та спікери дуже відкриті до зустрічей в рамках подій. Ми отримуємо згоду на зустрічі у більшості запитів. 

Якщо все ж з кимось не вдалося домовитися заздалегідь – найкращий час знайомитися зі спікером – відразу після його виступу. Набагато простіше зав’язати розмову. Якщо людина представляє якусь організацію і стенд цієї організації є на форумі – варто туди підійти. Не пропускайте також неформальних подій – часто це найкраще місце, щоб налагодити контакт.

Крок 4. Підготуйтеся до публічного виступу 

Якщо це доречно – ви можете запропонувати організаторам виступ-презентацію. Або ж вони самі запропонують. Але не варто бути нав’язливими у цій пропозиції. Також коротку промову потрібно завжди мати “в арсеналі” для короткої розмови за кавою. 

• Сформулюйте основну 1 думку, яку ви хочете донести. Коли закінчиться ваш виступ, що люди мають запам’ятати? Не варто витрачати ваш час на довгі розкачування чи екскурси в історію
• Розповідайте про вашу громаду та проєкт
• Додайте особисту історію 

Не варто оперувати загальними фразами й недоречно вмикати звук повітряної тривоги. Також обмежено з гумором, враховуйте історичні контексти та міжкультурні особливості.

• Закличте до дії. Наприклад: якщо наш проект цікавий вам підійдіть до мене у наступній кавоперерві/ відскануйте QR-код тощо.
• Подбайте про доречний одяг. Сьогодні це — смарткежуал, етнодеталі у гардеробі чи прикрасах, футболки/ худі, які розповідають про ваш проєкт. 

Зовсім недоречно виглядає піксель у цивільному вбранні, надто святковий одяг на конференціях чи так звана “шароварщина”. 

Крок 5. На самій події – долучіться до подій для нетворкінгу 

Часто це – найважливіша частина будь-якого форуму

• Неформальні заходи – для створення

персональних зв’язків. Не тікайте на екскурсії, окремі вечері чи раніше на потяг.

Крок 6. Відразу обмінюйтеся контактами, з ким знайомитеся  

• одразу пишіть на Whatsapp чи Linkedin
• обміняйтеся візитками
• домовтеся про наступний крок (наприклад, дзвінок через 2 тижні)

Крок 7. По приїзду до громади — напишіть усім листи 

• емейли — подбайте про офіційний емейл з ім’ям прізвищем і організацією
• офіційні листи — для закріплення офіційних домовленостей
• домовтеся про зустрічі онлайн
• подякуйте листом організаторам події, коротко скажіть про те, як участь у форумі вам допомогла 

Важливо! Такі листи варто писати в межах тижня. Пізніше — про вас забудуть.

Крок 8. Подбайте про посткомунікацію 

• Прокомунікуйте результати поїздки мешканцям своєї громади

Прозвітуйте, яких домовленостей вдалося досягнути.

• Зафіксуйте публічно домовленості з партнером та подякуйте партнеру.

Автор: Світлана Блінова, координаторка ініціативи Cities4Cities | United4Ukraine

Довідка:

Cities4Cities | United4Ukraine — партнерські ініціативи, які об’єднали зусилля у вересні 2022.  United4Ukraine започаткували SALAR International та місто Львів (Україна) за підтримки Шведської агенції міжнародного розвитку (Sida). Сities4Cities було засновано містом Зіндельфінген (Німеччина) під патронатом Конгрес місцевих і регіональних влад Ради Європи.